Standesamtsurkunden – was hat sich in den Abschriften geändert?

GU

Ich möchte wieder das Thema „Abschriften“ ansprechen. Es hat sich einiges seit der Veröffentlichung der früheren Posts (gekürzte Heiratsurkunde, , gekürzte Geburtsurkunde, vollständige Geburtsurkunde) zu diesem Thema geändert, andere Sachen habe ich neu entdeckt.

Erstens – die Formulare wurden geändert.

Die neuen sehen etwas „moderner“ aus, hier können Sie das Muster der gekürzten Geburtsabschrift sehen und hier der vollständigen (erste Seite, zweite Seite). Der Datenumfang ist gleich geblieben.

Internationale, gekürzte Abschriften

Ich wusste es nicht früher, aber es gibt so was wie die Internationale gekürzte Urkunden, die nicht mehr übersetzt werden müssen. Sie sind zweisprachig (hier: polnisch und französisch), aber laut der Konvention Nr. 16 (die im Wien am 08.09.1976 erstellt wurde) solche Dokumente werden in mehreren Ländern anerkannt, u.a. in Deutschland, Österreich, Belgien, Spanien, Frankreich, Holland, Luxemburg. Die Gebühr ist gleich wie für eine „normale“ gekürzte Anschrift, 22,00 PLN (ca. 5,00 EUR). Wenn die Behörden also nach einer Urkunde verlangen fragen Sie immer, ob dieses Dokument in Ordnung wäre. Dann sparen Sie an den Übersetzungskosten und natürlich Zeit.

Das zuständige Standesamt ist nicht mehr so wichtig

Seit dem 01.03.2015 ist es theoretisch möglich, in jedem Standesamt in Polen beliebige Unterlagen zu beantragen. Es wurde ein EDV-System eingeführt, das die Bestände aller Ämter umfasst und es soll keine Rolle mehr spielen ob Sie die Urkunden z.B. aus Breslau genau in Breslau oder in Stettin anfordern. So sagt wenigstens die Theorie 🙂 In der Praxis sieht es leider so aus, dass man sich lieber doch an das zuständige Standesamt werden soll (siehe unten). Nicht alle Dokumente befinden sich schon in dem EDV-System, die Ämter müssen miteinander kommunizieren, was natürlich die Bearbeitungszeit beeinflusst.

Was findet man in der Abschrift (nicht)?

Und noch eine Sache, die mich in den letzten Tagen sehr überrascht hat. Auf einer vollständigen Abschrift der Geburtsurkunde befinden sich gar nicht ALLE Daten aus dieser Urkunde!! Hier habe ich wahrscheinlich den Fehler gemacht, dass ich das Dokument aus dem Standesamt Nowogrodziec in dem Standesamt Boleslawiec beantragt habe – was theoretisch keine Rolle spielen sollte. Sie können sich erinnern – das EDV System 😉 Auf der Abschrift befanden sich aber keine Notizen zu der Heirat dieser Person und ich wusste, dass sie verheiratet war. Nach einer zusätzlichen Anfrage in Boleslawiec habe ich erfahren, dass ich mich direkt an das Standesamt Nowogrodziec wenden soll. Nach einer Überprüfung hat sich erwiesen, dass es die Heiratsdaten doch vorhanden waren, wurden aber in das System nicht eingeführt. Was wieder bestätigt, dass man am besten immer das zuständige Amt ansprechen soll.

Haben auch Sie irgendwelche Erlebnisse mit der Beschaffung der Urkunden, die Sie positiv oder negativ überrascht haben? Teilen Sie es den Kommentaren mit! 🙂

Archiv der Erzdiözese Kattowitz im Radio

Gestern habe ich überrascht den Kustos aus dem Archiv der Erzdiözese Kattowitz, Herrn Wojciech Schäffer in dem lokalen Radio gehört. Und zwar in einer Sendung, die die Ahnenforschung förderte! Es hat sich erwiesen, dass Herr Schäffer selbst seine Familiengeschichte erforscht. Er hat unterschiedliche Anekdoten über seine Familie erzählt, Bilder beschrieben und interessant über die Geschichte der schlesischen Region gesprochen.

Wie wir wissen, das Archiv der Erzdiözese Kattowitz gehört zu den „unfreundlichen“. Ich habe also gleich die Gelegenheit genutzt und eine E-mail an Herrn Schäffer geschickt. Einerseits mit der Beschwerde über die Probleme mit dem Zugang zu den Urkunden, die sich dort befinden, andererseits mit der Bitte um Unterstützung für „alle Ahnenforscher der Welt“ 🙂 Er soll doch die Bedürfnisse anderer Ahnenforscher gut verstehen, wenn er auch einer von uns ist.

Er hat mir gleich eine Antwort geschickt. Er war überrascht, dass das Archiv so negativ bewertet wird. Viele Urkundenbücher seien doch digitalisiert (Pless, Nikolai, Gieraltowitz u. a.) und stehen in dem Archiv zur Verfügung. Es werden davon Farbkopien gemacht (für 8 PLN, ca. 2 EUR), jeden Tag gibt es vor Ort Ahnenforscher, die die Bestände benutzen.

Es mag schon sein, aber die digitalisierte Bestände seien nur ein Bruchteil aller Urkundenbücher, die in dem Archiv aufbewahrt werden (genaue Liste: http://archiwum.archidiecezja.katowice.pl/de/index/content/19/).
Ich habe auch auf die Schwierigkeiten hingewiesen, die mit den Formalitäten verbunden sind. Um eine Abschrift (Kopien werden nicht gemacht) aus den NICHT digitalisierten Bücher zu bekommen muss man entweder persönlich kommen, oder eine vom Notar (!) beglaubigte Kopie des Personalausweises schicken, oder wenn die Sache durch eine bevollmächtige Person gemacht wird, die Vollmacht auch notariell beglaubigen!  So ein Aufwand für Dokumente, die schon längst über 100 Jahre alt sind!

Darauf habe ich schon keine Antwort mehr bekommen. Soll eine Änderung der Regeln vorkommen, werde ich hier natürlich davon berichten. Ich hoffe, dass Herr Schäffer die Lage versteht. Ich werde ihn ab und zu fragen, ob sich die Zugangsregel geändert haben 🙂

Frohe Weihachten!

Christmas tree

Lange habe ich hier nichts geschrieben. In dem kommenden Jahr wird sich aber einiges ändern 🙂 Ich werde mehr Zeit haben mich der Ahnenforschung zu widmen, mehr Blogposts schreiben und vor allem – sich mit IHREN Aufträgen beschäftigen.

Ja, ich mache mich ab Januar selbstständig und stehe zu Ihrer Verfügung! Die meisten von Ihnen sind auf der Suche nach Urkunden Ihrer Vorfahren, ich kann Sie jetzt daran unterstützen. Einzelheiten folgen, bis zu dieser Zeit wünsche ich Ihnen

Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch i das Neue Jahr 2016!

 

Überweisungsbeleg per E-mail

Ueberweisung Geld

Überweisungsbeleg

Das Verschicken eines Antrages an das Standesamt oder Staatsarchiv beendet den Schriftverkehr mit dem Amt noch nicht. Es kommt oft vor, dass bevor die beantragte Unterlagen verschickt oder Recherchen angefangen werden, wird nach einem Überweisungsbeleg verlangt. Die Höhe der Überweisung wird in einem Schreiben angegeben (oder in einer E-mail). Um die Sache zu beschleunigen kann man aber den Überweisungsbeleg auch per E-mail verschicken. Oder wenigstens es zu versuchen 🙂

Was soll in der E-mail stehen?

Wenn Sie also so ein Schreiben bekommen haben, wo es steht, dass Sie erst bezahlen sollen, und Sie haben die Überweisung online gemacht, können Sie auch gleich bei Ihrer Bank einen Überweisungsbeleg speichern (am besten als pdf-Datei). Wenn Sie den schon zur Verfügung haben, schreiben Sie folgende E-mail:

Witam,

w załączeniu przesyłam potwierdzenie wykonania przelewu (xx,xx PLN) dotyczącego poszukiwań aktów metrykalnych na nazwisko [Name] (Wasz znak sprawy: [Zeichen])
Mam nadzieję, że elektroniczna postać potwierdzenia wystarczy.

Pozdrawiam,

Was bedeutet:

Im Anhang finden Sie die Überweisungsbestätigung der Summe xx,xx PLN, die die Urkundenrecherchen für den Namen [Name] betrifft (Ihr Zeichen: [Zeichen]).
Ich hoffe, dass die digitale Bestätigung ausreichen wird.

Mit freundlichen Grüßen

Es ist wichtig, dass Sie bei der Korrespondenz immer das Zeichen der Sache („nasz znak“) angeben!

Alte Urkunden – über die 100 Jahre Grenze

Alte Urkunde

Die „100 Jahre Regel“ (aber auch 80)

Ich habe neulich eine Anfrage bekommen, wo sich um standesamtliche Urkunden aus dem Jahr 1911 handelte. Es spielt eine Rolle, welches Dokument wird gemeint. Die Dokumente werden an das zuständige Staatsarchiv nach folgendem Prinzip verschoben:

  • Geburtsurkunden nach 100 Jahren
  • Heirats- und Sterbeurkunden nach 80 Jahren

So sagt die Theorie 🙂

So soll es eigentlich sein, in der Praxis sieht es aber unterschiedlich aus. In Gleiwitz wurden vor Kurzem noch alle Dokumente in dem Standesamt gelagert, weil es in dem Archiv.. keinen Platz dafür gab! Mittlerweile gibt es im gleiwitzer Archiv Urkunden bis zu dem Jahr 1910.

Und wie können Sie überprüfen

…wo sich genau die gesuchten Dokumente momentan befinden? Ich würde hier wieder an die Datenbank PRADZIAD kommen, wo einfach die Bestände der einzelnen Staatsarchive durchgesucht werden können. Dort finden Sie auch die Kirchenbücher der unterschiedlichen Kirchengemeinden (katholisch, evangelisch, jüdisch usw.). Wenn der Jahrgang noch nicht auf der Liste steht heißt es, dass man danach in dem Standesamt suchen soll.
Die Suchmaske ist einfach und auch in englisch vorhanden, in meinem Handbuch finden Sie jedoch Übersetzungen der einzelnen Begriffe.

Unterschiede zwischen dem Standesamt und dem Archiv

Na gut, aber was macht den eigentlichen Unterschied zwischen dem Standesamt und dem Archiv?

  • der Zugang zu den Dokumenten. In dem Standesamt müssen Sie beweisen, dass Sie mit der befragten Person verwandt sind, im Archiv dürfen Sie durchstöbern was Sie nur wollen.
  • in dem Standesamt bekommen Sie sehr selten eine Kopie. Es werden hauptsächlich Abschriften gemacht, die teurer sind und unvollständig sein können (z.B. ohne Randvermerken), oder Fehler haben.

Wenn Sie selbst so einen Fall haben, dass die Dokumente schon alt genug sind um in das Staatsarchiv verschoben zu werden, bleiben aber immer noch in dem Standesamt würde ich Ihnen empfehlen ein oder zwei Jahre zu warten bis die Dokumente in das Staatsarchiv eintreffen. Dann können Sie das Archiv anschreiben und die Kopien beantragen, die für den Ahnenforscher doch von größerer Bedeutung als die Abschriften sind.

Bei polnischen Behörden – immer genau anfragen

Office

Die polnische Behörden verstehen kein Spaß 😉

… und betrachten jede Anfrage sehr ernst. Es ist eigentlich gut so, man will doch ernst genommen werden, oder? 🙂

Was soll man darunter verstehen?

Vor allem, dass die Anfragen mit allen Daten gestellt werden sollen. Selbst die Anfragen, die ganz harmlos und allgemein zu sein scheinen.

Ich wurde letztens gebeten bei einem Standesamt nachzufragen, ob es dort die Geburtsurkunden von dem Jahr 1941 gibt. Ich habe schnell eine kurze E-mail mit dieser Frage zusammen gefasst und weg geschickt. Nach weniger Zeit habe ich eine Rückmeldung bekommen, leider ohne Antwort. Ich wurde aber darum gebeten meine genaue Daten anzugeben! Also vollständiger Name, Adresse usw. Und ich habe nur eine ganz harmlose, allgemeine Frage gestellt, die eigentlich nichts mit mir, meinen Recherchen oder meinen Vorfahren zu tun hatte!

Es klingt vielleicht etwas komisch, für manche ist es bestimmt selbstverständlich, aber wenn man sich schön vorstellt, erreicht man mehr 🙂